Электронная или бумажная: какую трудовую книжку выбрать
В век электронных технологий на смену привычным серым трудовым книжкам пришел двоичный код на серверах Пенсионного фонда. Электронный вариант документа более удобный, не занимает места у кадровиков, и ознакомиться с ним владелец может в любое удобное время через интернет. Тем не менее для многих стал актуальным вопрос: «Оставлять привычную бумажную трудовую или переходить на электронную?» О плюсах и минусах обоих вариантов «РИАМО в Подольске» рассказала кадровик МЦ «Максимум» Любовь Клятвина.
Трудоустройство в Подольске: вакансии от работодателей и составление резюме>>
Когда можно перейти на электронный вариант
С 2020 года россиянам начали оформлять электронные трудовые книжки. Однако переходить или нет на новый формат – дело добровольное. Каждый должен самостоятельно определить, хочет ли он оставлять бумажную трудовую. Чтобы перейти на электронную версию, необходимо всего-навсего отнести заявление в отдел кадров.
«Если человек не хочет переходить на электронную версию, то делать ничего не нужно – все останется без изменений. А вот тем, кто начинает работать с 2021-го, выбора не оставили. Им можно даже не покупать серую книжечку, так как у них автоматически будет электронная трудовая», – пояснила Клятвина.
И добавила: какая из книжек лучше, человек должен определить сам. Если сотрудник не приносит заявление о переходе на электронную трудовую в отдел кадров, то у него автоматически сохраняется бумажная версия, и ее продолжают вести.
Коронавирусные мошенничества: липовые пропуска, анализы, лекарства>>
Защита от потери
Главный плюс электронных трудовых – их не нужно хранить под семью замками в сейфе и невозможно потерять.
«С привычными трудовыми может произойти все что угодно: их могут потерять, испортить и так далее. Электронным, конечно, это не грозит. Даже если в компании произойдет пожар и все, что будет в организации, уничтожится, документы останутся неприкосновенными, и главное, вся информация о трудовой деятельности человека не исчезнет», – объяснила кадровик.
И добавила, что электронные книжки долговечны, они не стираются и не рвутся, в отличие от устаревших вариантов. Также они более удобны и самим кадровикам, ведь намного проще ввести информацию через компьютер, чем заполнять все вручную.
Как защититься от телефонных мошенников>>
Доступ к трудовой
Еще один плюс современного электронного варианта трудовой – она будет доступна в любое время, достаточно будет зайти на ПФР или портал «Госуслуги» через личный кабинет. То есть человек, который захочет с ней ознакомиться, сможет посмотреть свой стаж, взять выписку и так далее самостоятельно, не выходя из дома.
«Это очень удобно. Например, сотруднику не нужно будет идти в отдел кадров за выпиской из трудовой для оформления каких-либо документов. Он сможет получить ее в режиме онлайн. Причем как в электронном виде, так и бумажном, заверенном электронной подписью», – пояснила Любовь.
Кешбэк за отдых в России: куда можно поехать и сколько денег вернут>>
Потеря информации
Беда, которая случается довольно часто, – потеря информации о предыдущих местах работы при оформлении пенсии. К примеру, если человек проработал больше 30 лет в различных организациях, может потеряться информация о компании, которая закрылась десятки лет назад. В результате люди вынуждены ходить по инстанциям, копаться в архивах и искать иные пути выхода.
С электронными трудовыми такой проблемы не будет. К выходу человека на заслуженный отдых он сможет уже самостоятельно проследить свой трудовой стаж, карьерные свершения и то, на какую пенсию сможет рассчитывать. Тем более, ожидается, что, когда систему отладят, работодателей обяжут передавать информацию о кадрах чуть ли не в режиме реального времени.
Помимо этого, при оформлении электронных трудовых работодатель не сможет обмануть человека, например, обещая одну должность, а по факту оформляя другую. Ведь сотрудник сможет увидеть все изменения с его трудовой.
Еще один плюс – возможность отслеживания процесс уплаты страховых взносов через личный кабинет.
Стоит отметить и снижение издержек на ведение трудовых книжек. То есть работодателю не нужно будет искать место для хранения трудовых и так далее. Такой формат более удобен для самой организации.
Что делать, если работодатель нарушает трудовые права во время самоизоляции>>
Привычка и эстетика
Тем не менее пока лишь единицы переходят на электронные трудовые книжки. Большинство сотрудников, особенно старшего поколения, склонны доверять старым, проверенным бумажным вариантам, которые можно подержать в руке и получить при увольнении обратно.
«Многие люди старшего поколения все же не готовы переходить на электронный формат. Во-первых, они не смогут посмотреть и воспользоваться всеми возможностями через интернет, а во-вторых, это непривычно для них. Такую трудовую не подержишь в руке, не посмотришь на историю своей трудовой деятельности», – объяснила Клятвина.
Страх «утечки» информации
По словам Клятвиной, главные опасения, с которыми сталкиваются сотрудники при выборе способа ведения трудовой книжки, – «утечка» личной информации, ведь никто не гарантирует, что в цифровом пространстве данные будут в безопасности.
«Конечно, сейчас придумано множество систем и способов безопасного хранения информации в цифровой среде, но никто не застрахован от хакеров, которые могут украсть информацию и передать ее мошенникам, распространить в онлайн-среде и так далее. Возможно, когда такой формат станет более привычным, то этот страх пропадет, но сейчас многих это пугает», – объяснила Любовь.
К тому же нет гарантии, что после сбоя программы или атаки хакеров информация в системе не пропадет, сохранится в первоначальном виде.
«Потому, на мой взгляд, оба варианта трудовой одинаковы. Просто кому-то более удобно в электронном виде, а кому-то в бумажном», – поделилась мнением собеседница.
И добавила, что даже если сотрудник отказался переходить на электронный формат ведения трудовой книжки, через год-другой он может передумать и подать заявление. Такая возможность у него сохранится. А вот обратно – от электронной к бумажной – перейти будет уже невозможно.
В любом случае, электронная трудовая или бумажная – выбор остается за самим сотрудником. Даже если большинство перейдет на современный формат, никто не должен обязывать поступать так всех. Это исключительно добровольное решение.